Lawrese Brown, nhà sáng lập một công ty giáo dục văn hóa công sở (Mỹ) cho biết hầu hết mọi người chưa được đào tạo để trở thành quản lý. Cách họ tiếp cận mọi thứ khi ngồi vào ghế quản lý chỉ là bắt chước người khác đã làm.

Dưới đây là một số cụm từ, lời hứa quan trọng mà bạn nên tránh với tư cách người quản lý trực tiếp.

Nhắn tin cho tôi bất cứ khi nào có chuyện

Về lý thuyết, vị sếp thoải mái như vậy có vẻ lý tưởng. Nhưng thực tế, nói bạn luôn sẵn sàng là tự đặt mình vào tình trạng bị gián đoạn liên tục, ảnh hưởng đến khả năng thực hiện công việc của bạn.

"Vì bạn là trung tâm của mọi thứ nên bạn sẽ không bao giờ cảm thấy mình có thể bỏ lại công việc'', bà nói.

Nói với nhóm rằng bạn luôn sẵn sàng sẽ kìm hãm không chỉ sự phát triển nghề nghiệp của bạn mà của cả nhóm. Trong trường hợp tệ nhất, bạn đang dạy cho nhóm mình phụ thuộc vào bạn để hoàn thành công việc của họ.

Tốt nhất, người quản lý nên nói trước thời điểm tốt nhất để giao tiếp và cách thực hiện điều đó dựa trên mức độ khẩn cấp của vấn đề.

Tôi sẽ trao đổi mọi việc với các bạn

Angela Karachristos, một huấn luyện viên nghề nghiệp, cho biết để thể hiện sự đáng tin cậy và đáng mến của mình, một bẫy các nhà quản lý thường gặp là hứa hẹn hoặc tạo tiền lệ cho nhóm rằng sẽ chia sẻ mọi tài nguyên với họ.

Theo Karrachristos, chia sẻ là công cụ giúp tạo niềm tin và sự gắn kết trong nhóm, nhưng đôi khi sự minh bạch hoàn toàn không thể và không phù hợp.

Chuyển đổi từ một người đóng góp cá nhân thành người quản lý người khác có nghĩa những chia sẻ quá mức, bày tỏ ý kiến mạnh mẽ về quyết định của lãnh đạo và suy đoán động cơ của các thành viên trong nhóm đã kết thúc.

"Người làm quản lý phải tìm cách gắn kết cả nhóm với nhau và có những những điều tốt nhất không nên nói ra'', Karachristos nói.

Chuyên gia cho biết, tốt hơn hết, các nhà quản lý nên hứa sẽ trung thực, cởi mở với nhóm ở mức độ có thể. Hành động của họ sẽ chứng minh điều đó.

Là một quản lý, bạn cũng phải cẩn thận khi chia sẻ chi tiết. Huấn luyện viên nghề nghiệp Anne Genduso cho biết, những người lần đầu làm quản lý cũng có thể coi cấp dưới trực tiếp như những người bạn và thân thuộc để có được thiện cảm từ họ, thay vì chia sẻ những điều không nên nói của doanh nghiệp. ''Sự gần gũi có thể thể hiện bằng việc chia sẻ chi tiết thân mật, thông tin cá nhân hoặc xưng hô gần gũi như 'anh bạn' hoặc 'này, cô gái''', Genduso nói.

Ảnh minh họa: CNBC

Hứa mà không chắc làm được

Brown cho rằng những lời hứa như ''Tôi sẽ giải quyết vấn đề này" sẽ không hiệu quả vì có thể tạo hy vọng hão huyền rằng yêu cầu chắc chắn sẽ được đáp ứng.

Brown đưa ra ví dụ về yêu cầu tăng lương. Nếu bạn là người quản lý trực tiếp, bạn không thể giám sát ngân sách. Vì vậy, hứa hẹn tăng lương cho nhân viên là không khả thi.

Tốt hơn hết, chuyên gia khuyên nên giải thích những kỳ vọng bằng ngôn từ phù hợp. ''Tôi sẽ nói chuyện với cấp trên và truyền đạt quyết định của sếp cho bạn", nói như vậy tốt hơn là đưa ra lời trấn an mơ hồ và sau đó làm thất vọng cấp dưới trực tiếp.

Bỏ qua chi tiết nhỏ này

Với tư cách nhân viên, tập trung vào từng khía cạnh kỹ thuật của công việc hoặc đi sâu vào chi tiết có thể giúp bạn trở thành một nhân viên xuất sắc, nhưng có thể là thất bại với tư cách quản lý.

Karachristos cho biết, khi một người quản lý, các thành viên trong nhóm muốn nghe về cách kết nối công việc của họ với bức tranh hoặc kế hoạch lớn hơn. Những quản lý mới khiến nhóm sa lầy trong những chi tiết về cách hoàn thành công việc sẽ có thể bị gắn mác người quản lý vi mô hoặc thiển cận.

''Điều đó không có nghĩa chuyên môn kỹ thuật không quan trọng, nhưng các nhà quản lý cần thể hiện cả tư duy chiến lược, vận hành'', Karachristos nói.

Việc này không quá nghiêm trọng đâu

Brown cho biết, những người quản lý lần đầu thường e dè với việc chỉnh sửa hoặc phản hồi nhân viên. Vì vậy, họ thường sử dụng các cụm từ như ''Đó không phải vấn đề lớn'' hay ''Việc này không quá nghiêm trọng'' để bớt căng thẳng cho cả hai.

Nhưng thay vì trấn an các nhân viên, tuyên bố kiểu này chỉ khiến họ thêm rối. ''Nếu không phải vấn đề lớn, tại sao sếp lại đề cập đến. Toàn bộ câu nói đó giảm sức nặng của những thứ bạn vừa nói. Ngay cả khi đó là cuộc trò chuyện nghiêm túc thì người đó vẫn bối rối, không biết có nên điều chỉnh gì nữa không'', Brown nói.

Thay vào đó, Brown khuyên tốt hơn hết là các nhà quản lý nên thẳng thắn về lý do tại sao họ đưa ra phản hồi bằng những lời như: ''Tôi không muốn bạn hoảng sợ hay nghĩ mình làm không tốt, nhưng tôi muốn nhấn mạnh điều này''.