Khởi sự lúc 10.00am với điều hợp viên của chương trình là cô Quỳnh Hương và anh Toàn Thi là hai nhân viên của Hội. Đầu tiên bà Trần Đăng Thanh Khâm - Tổng thư ký HPNVU yêu cầu Hội viên xác nhận biên bản đại hội thường niên năm 2008. Sau đó bà Nguyễn Thị Vinh, Hội trưởng, gởi lời chào hỏi đến tất cả mọi người và tường trình về các hoạt động cũng như thành quả của Hội trong suốt năm qua. Bà nhấn mạnh đến một số điểm chính như sau: Thứ nhất, ngoài vấn đề uy tín của Hội được nâng cao hơn trong cả hai cộng đồng Úc Việt, Hội còn được Hội Đồng Thành Phố Yarra bầu là ‘Hội đoàn phục vụ cộng đồng xuất sắc nhất trong năm’. Thứ hai, Ban Điều Hành cũng đã hỗ trợ mạnh mẽ Bà Tổng Giám Đốc Huỳnh Bích Cẩm trong việc hình thành “Nhóm Hành Động cho Cộng Đồng Việt Nam” để tìm cách giải quyết các vấn nạn của đồng hương và cùng với các cơ quan đoàn thể Việt khác vận động duy trì việc giảng dạy tiếng Việt tại Đại học Victoria. Thứ ba, bà thông báo một tin vui về việc Hội mua được một cơ sở mới ở đường Paisley vùng trung tâm Footscray và hy vọng Đại hội thường niên năm tới sẽ tổ chức tại đây.
Kế đến là phần tường trình về ngân quỹ của Hội do bà Vũ Ngọc Yến, Thủ quỹ, cho biết tổng thu nhập của Hội trong năm vừa qua đã vượt qua con số 2,2 triệu Úc kim. Tiếp theo là bà Huỳnh Bích Cẩm, Tổng giám đốc tường trình một số nét lớn của Hội trong năm tài chánh 2008-2009. Bà có nhắc đến tổng thu nhập của Hội đã tăng gấp đôi so với cách đây 4 năm là lúc mà lần đầu tiên Hội gia nhập Câu lạc bộ triệu phú có số thu nhập từ một triệu trở lên. Tiếp theo đó bà nhấn mạnh đến một số điểm bất lợi của cộng đồng người Việt ở Victoria như tỉ lệ người Việt bị giam giữ trong tù quá cao: nam chiếm 5.2% và nữ chiếm 13.7% tổng số tù nhân ở Victoria. Trong khi đó tổng số người Việt ở Victoria chỉ chiếm 1.4% dân số có nghĩa là đàn ông Việt ở tù gấp 4 lần và nữ gấp 10 lần so với người Úc. Ngoài ra tỉ lệ thất nghiệp trong cộng đồng cũng còn quá cao, gấp 3 lần tương đương với người thổ dân.
Vì các lý do đó, vào tháng Tư 2009 bà Huỳnh Bích Cẩm khởi sự thành lập một nhóm gọi là “Nhóm Hành Động cho Cộng Đồng Việt Nam” VCAG (Vietnamese Community Action Group) để vận động nhà cầm quyền tìm phương pháp giải quyết các khó khăn và thiệt thòi mà người Việt gặp phải. Một nhiệm vụ mới thêm vào của Hội là sức khỏe, an vui và hạnh phúc cũng bắt đầu thực hiện qua việc khuyến khích và trợ giúp tài chánh cho các nhân viên thường trực của Hội trong việc tham gia các trung tâm thể thao. Ngoài ra 30 thành viên của Nhóm Hỗ Trợ Phụ Huynh Người Việt thuộc Thành Phố Yarra (do Hội tổ chức) cũng đã trở thành Hội Viên Thể Thao của Thành Phố Yarra (Community Gym Member). Và cũng rất hãnh diện với sự có mặt đông đảo của các đội ngũ tranh các giải thể thao trong suốt năm 2009, gia đình họ và những thiện nguyện viên góp một tay giúp đỡ chương trình. Cuối cùng bà cám ơn các Hội viên, Cảm tình viên, Ban Điều Hành, Thiện nguyện viên và đặc biệt là nhân viên về các đóng góp đầy nhiệt tâm và tận tụy của họ.
Chương trình được tiếp tục bằng Anh ngữ, nội dung tương tự như phần đã trình bày bằng tiếng Việt trước đó. Tiếp theo là đáp từ của bà Amanda Stone, Thị trưởng Thành phố Yarra, ông Tổng Trưởng Tài Chánh Liên Bang Lindsay Tanner, bà Tổng Trưởng Đối Lập Bộ Di Trú và Quốc Tịch Sharman Stone và cuối cùng là ông Bộ Trưởng Gia Cư Tiểu Bang Victoria Richard Wynne. Đặc biệt T.S. Sharman Stone nhấn mạnh đến Hội như là một kiểu mẫu cho các cơ quan từ thiện khác của Úc (model for the rest of Australia). Tiếp theo là phần giới thiệu và trao tặng các bảng tưởng lục và quà tặng cho các nhân viên, tình nguyện viên đã phục vụ tích cực trong suốt năm qua. Và không thể thiếu là phần trao cúp và quà cho các giải thể thao bao gồm Giải Túc cầu Gia Long, giải Bóng bàn và Bóng chuyền với khoảng 50 người nam nữ từ 7 đến 70 tuổi.
Đại hội đã thành công tốt đẹp nhờ sự đóng góp tích cực của tất cả mọi người với sự giúp vui bằng âm nhạc và các vũ điệu được thực hiện bởi Nhóm Cao Niên Lạc Việt và năm nay đặc biệt trong phần hợp ca ban nhạc còn có thêm các hội viên nam tham dự.